V roce 2015 se vedení PEF rozhodlo, po vyhodnocení konkurenčních nabídek a po úspěšném pilotním provozu, pro cloudové řešení společnosti Google. V roce 2016 jsme získali zdarma licence pro Google Workspace for Education (původně G Suite, ještě dříve Google Apps) a za pomoci společnosti Revolgy (dříve Netmail) jsme Google Workspace úspěšně implementovali. Společnost Revolgy je certifikovaným Premier Partnerem Google.
Cloudové řešení Google Workspace for Education Fundamentals je určeno pro potřeby zaměstnanců a doktorandů PEF. Hlavním důvodem implementace Google Workspace na doméně pef.czu.cz bylo používání soukromých účtů gmail.com a potřeba přechodu těchto účtů na oficiální, zabezpečenou a nelimitovanou platformu. Soukromé účty Google se často využívaly i pro pracovní dokumenty a e-maily, což bylo v rozporu s bezpečnostní politikou informací ČZU.
Google Workspace z pohledu bezpečnosti dat
Oficiální účty Google jsou z pohledu bezpečnosti dat, ochrany soukromí, zabezpečení a dostupnosti zásadně odlišné od veřejných Gmail účtů. Google Workspace nabízí profesionální přístup k zabezpečení dat, který je kvalitativně odlišný od běžných neplacených Gmail účtů. Veškerá data uložená v cloudu Google Workspace for Education jsou ve vlastnictví a správě dané organizace. Data ČZU PEF společnost Google s nikým nesdílí, neumožňuje k nim přístup, a to ani v podobě anonymního skenování.
Výhody Google Workspace
Google Workspace je cloudové řešení s neomezeným úložištěm pro e-maily, soubory, složky a zálohy, bez nutnosti jakékoliv instalace. Google Workspace zajišťuje automatickou zálohu veškerých dat. Google Workspace for EDU je poskytováno pro školy a univerzity v plné verzi zdarma.
Ke Google Workspace se přistupuje přes webové rozhraní, aplikace Google mají intuitivní uživatelské prostředí a umožňují bezproblémovou spolupráci se všemi mobilními platformami.
Hlavní předností Google Workspace je týmová práce, sdílení všech typů dokumentů a jejich společná tvorba v reálném čase.
Google Workspace zahrnuje kromě vlastního cloudu Google Disk také Dokumenty, Tabulky, Prezentace, Formuláře, Weby, Kalendáře, a řadu dalších součástí. Pro videokonference má Google řešení v podobě Google Meet s možností připojení až 100 účastníků, během kterých lze sdílet obrazovku nebo společně upravovat rozpracovaný dokument.
Pokud něco Google nenabízí, naleznete stovky aplikací třetích stran pro Google.
Další rozvoj Google Workspace
Synchronizace Google Workspace s LDAP serverem
Na konci roku 2016 byl zprovozněn synchronizační server Google Cloud Directory Sync (GCDS). Od té doby se pravidelně každý den načítají kontaktní informace o všech zaměstnancích i doktorandech z LDAP ČZU (protokol adresářové služby) a synchronizují se s kontakty Google. Synchronizované kontakty jsou viditelné v adresáři ve službě Kontakty a našeptávají se při psaní adresátů e-mailů ve službě Gmail.
Dvoufázové ověření
Nově je možné zapnutí dvoufázového ověření při přihlašování k účtu Google pro každého uživatele. Dvoufázové ověření (dvoufaktorová autentizace - 2FA) zajišťuje silnější zabezpečení účtu Google, při přihlášení vyžaduje druhý ověřovací krok.
Dvoufázové ověření vám umožní chránit účet jak pomocí hesla, tak pomocí ověření například pomocí mobilu. Většina uživatelů chrání svůj účet jen pomocí hesla. Budete-li používat dvoufázové ověření a někdo bude znát vaše heslo, stále bude potřebovat váš telefon nebo bezpečnostní klíč, bez něho se do vašeho účtu nedostane.
Sdílené disky
V březnu 2017 uvolnil Google tzv. Team Drives - týmové disky, společné prostory, ve kterých mohou týmy ukládat své soubory. Pod novým názvem Sdílené disky zjednodušují systém sdílení, vlastnictví a přístup k souborům pro týmy v rámci Disku Google, sdílené disky jsou společným vlastnictvím týmu.
