Na ČZU PEF je již dlouhou dobu využíván cloudový systém Google Workspace for Education. Na SIS PEF začaly vznikat aplikace postavené na technologii Google Script, jako nadstavba projektu implementace a rozvoje Google Workspace. Pomocí Google Script lze komunikovat s Google produkty a stavět v nich on-line aplikace na principu skriptování (Java Script). Google Scripty umí spolupracovat se službami Google Disk, Gmail, Calendar, Forms a mnoha dalšími. Tvorbou aplikací pro Google Workspace se zabýval Vývojový tým SIS PEF, konkrétně studentský vývojový tým AppVenture. Jediným předpokladem pro fungování většiny aplikací je aktivní účet Google Workspace na PEF. V současné době již nové aplikace v cloudu Google nevyvíjíme.
V následujícím textu jsou představeny některé z aplikací pro Google Workspace.
Aplikace pro evidenci a předávání pracovních výkazů externistů
Pro SIS PEF je vyvíjena aplikace, která pomůže zpracovat výkazy externích pracovníků střediska. Tato aplikace může být přizpůsobena pro další možnosti použití, například pro zpracování odměn zaměstnanců a pro jakoukoliv centrální správu výkazů. Aplikace pracuje na bázi Google tabulek.
Aplikace podle předem zadané šablony vytvoří kopie výkazů a nasdílí je jednotlivým externistům. Pracovníkům bude doručen e-mail s odkazem na vytvořený výkaz, který bude třeba do daného termínu vyplnit.
Vedoucí střediska všechny výkazy jedním příkazem importuje do souhrnné měsíční tabulky. Při importu se automaticky vytvoří přehled pracovníků s celkovým počtem hodin, který se načte z jednotlivých výkazů a podle hodinové sazby se předběžně vypočte celková částka k výplatě.
Vedoucí udržuje řídící list tabulky se seznamem externistů, jejich jména a e-maily, kterými se identifikují v systému Google Workspace. Pro každého pracovníka může zvolit typ smlouvy (DPP, DPČ), hodinovou sazbu, případně odměnu. Pro určité typy smluv je možné zapnout hlídání překročení limitu počtu odpracovaných hodin za měsíc.
Po kontrole výkazů vedoucí uzavře dané období a schválí správnost jednotlivých výkazů. Po každé operaci jako je např. přijetí a schválení výkazu se odešle pracovníkovi notifikační e-mail. Notifikaci lze pro jednotlivé pracovníky vypnout.
Po naplnění souhrnné měsíční tabulky se automaticky vytvoří formulář s příkazem k výplatě, který stačí vytisknout a předat k proplacení.
Aplikace pro zpracování souborů ve Fotobance PEF
Pro uložení, sdílení fotografií a dalších grafických materiálů jsme zvolili službu Google Disk a Google Web. Název katalogu fotografií je Fotobanka PEF. Fotobanka by měla umožňovat snadné vyhledání dokumentů - fotografií podle uložených klíčových slov.
Pro Fotobanku PEF máme připravenou sadu aplikací. Jedna z nich automaticky vytváří seznamy fotografií ze složek Google Disku. Tyto seznamy obsahují kromě dalších údajů název souboru, vlastní náhledy fotografií a seznam klíčových slov (tags). Klíčová slova je možné pomocí aplikace upravit a následně aktualizovat ve zdrojových souborech.
Další aplikace dokáže soubory přejmenovat podle zadaného vzoru, nebo vytvářet unifikovaná klíčová slova podle názvu souboru (například určit a zapsat autora snímku). Speciální aplikace hromadně převede starý systém klíčových slov na nový (např. “počeští” klíčová slova nebo doplní chybějící oddělovače).
Uvedené aplikace jsou určeny pouze pro interní použití administrátory Fotobanky PEF.
